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法律专业人士每天都会收到大量的电子邮件。那些铺天盖地的电子邮件也给我们带来了很多困扰。企业法务的情况可能比执业律师的情况更严重。到目前为止，我还没有遇到过一个同事真正喜欢被电子邮件“轰炸”，也没有听到过有人说：“我就是喜欢每天收到几百封电子邮件。尤其是那些内容很长、至少有三个或三个以上‘FW:’（‘转发：’）超长主题行的电子邮件。”
对于大多数人来说，电子邮件只是工作中常见的一种沟通方式。但这并不意味着我们不能提高电子邮件的使用技巧，以便及时便捷地获取工作信息。对于这种常见的沟通工具，我们有没有想过，它为什么会困扰我们？有什么方法可以减少这种困扰，改善这种沟通方式？以下是我总结的一些小技巧，供大家参考。
一
除非必要，否则不要发送电子邮件
有些人可能觉得这是废话，如果要发邮件，那么就是必要的。但是我们也应该换个角度思考一下，当我们收到别人发来的电子邮件时，我们是不是有时会抱怨或者说“有必要发邮件吗？”“己所不欲，勿施于人。”这样的话，我们在准备发邮件之前，也应该想想，我们要传达的信息，是否有必要用邮件的方式发送出去。
比如，当我们准备对一个复杂的法律问题进行深入讨论，或者多人需要修改一份文件时，电子邮件往往不是最有效的方式。会议可能更适合集思广益、集思广益。使用协作文档软件让所有人同时在线修改，比通过电子邮件逐一反馈修改意见并汇总到一份文档中更有效率。
此外，还有一点需要强调的是，我们可能认为自己发出的邮件所涉及的事项比较简单，但当我们收到很多要求进一步澄清和解释的邮件时，这意味着邮件所涉及的事项并不像我们想象的那么简单。如果出现这种情况，最好召开会议，一起讨论。我的经验是，如果我发出的一封邮件引发了两三封邮件的来回，这意味着应该放弃这种工作沟通方式，尝试其他方法。
二
保持主题简短并切中要点
邮件主题要简明扼要，概括邮件内容和目的，让人一看就明白。你要发的邮件很重要很紧急，但邮件标题却只写“大家好！”“好久不见”、“你好吗？”等问候语，让人误以为只是一封并不紧急的普通邮件。网络时代，人们的注意力很容易分散，如果标题不开门见山，发完后很容易石沉大海。
如果是会议通知邮件，邮件标题可以写成：“会议通知：X月X日X会议室，讨论XX”。如果是要求及时反馈的邮件，标题可以写成：“请于X月X日前反馈：年度重大法律案件报告”。如果是咨询问题，可以在邮件主题中直接描述问题，如：“XX工程项目分包模式法律咨询”。不要为了省事，就直接写“你有什么看法？”“法律咨询”或者“???”。说实话，我很忙的时候，是绝对不会点进去看这种邮件的。
如果只是一封信息邮件，你可以以“FYI：”开头。FYI 是 For Your Information 的缩写。这样收件人就知道这封邮件不需要立即处理，等他们有空的时候再看。
另外，邮件标题开头最好不要使用超过两个“转发”，否则容易被认为不重要。如果邮件标题开头简洁，没有那么多“回复：”和“转发：”，会让人觉得这是一封专门为这件特定事情起草的邮件电子邮件客户端软件有哪些，自然也容易引起收件人的注意。
三
问题导向
问题导向又可以分为两种情况：一是主动提出问题，二是主动回答问题。
当我们需要在电子邮件中提出问题时，应该先用一个单独的段落描述这个问题，然后再另起一段来解释为什么提出这个问题，问题的背景，以及它的重要性。但是，直接提出问题并不绝对排除电子邮件开头的问候语。否则，会显得太冷淡和不友善。必要的问候和问候也是可以接受的。这可以视情况而定，包括发件人和收件人之间的关系、收件人的个人风格以及公司的文化。例如，当我们在周末给某人发送工作邮件时，我们可以在邮件开头写一句话“抱歉打扰了您的周末休息……”然后切入正题。
我们在回答问题的时候，最好不要太含蓄或委婉，应该先把最重要的内容表达出来。回复邮件不同于面对面的交流，面对面交流的时候，可以先表扬再批评，对方也会耐心听你讲。但在回复邮件的时候，最好直接把要“批评”的内容写出来。特别是在回应关于某个具体法律问题的意见时，我们应该直接说出我们想要强调的例外，或者指出错误，这样读邮件的人就不会只读开头的正面内容而忽略后面我们要强调的内容。
例如：“X经理：您在邮件中咨询的合作模式确实在行业内很常见，经济成本较低。在我们其他子公司近几年的业务中，已经有不少成功的先例。但该模式具有一定的法律合规性，在合同关系中存在以下法律风险：……”
建议您尽量不要使用此回复方式。因为您回复的邮件在收件人的 Outlook 客户端上可能会显示如下：
如果收件人有大量未读邮件，时间紧迫，可能不会点击正面评论阅读详情，误以为你的法律意见一致，没有问题。但你的邮件内容其实是想强调结尾的“但是……”：
如果出现这样的误解，那当然不是你的错。因为你假设每个人都会读完整封邮件，每个人都应该这么做。但我们必须面对现实，很多人真的不仔细看邮件。尤其是那些大领导，他们每天都忙着做事。你敢质问他们为什么不读完整封邮件吗？
网络时代，大多数人的注意力比较分散，没有耐心看长篇文章电子邮件客户端软件有哪些，很多人甚至觉得一条140个字的微博太长了。因此，为了减少不必要的麻烦，我们只能面对大家都很忙、邮件太多的现实，尽量以简单、直接、清晰的方式起草和回复邮件。
四
突出截止日期
电子邮件应突出工作截止日期。对于收件人需要完成回复或交付材料的日期，最好另起一段，并使用粗体和红色字体。虽然我们不需要制造虚假的紧迫感，但我们仍然可以设定一个合理的完成日期。通常收件人会在截止日期之前优先处理电子邮件中涉及的事项。
用一段话来表达一个句子可能看起来有点尴尬，但它有助于引起收件人的注意。毕竟，大多数人不会阅读电子邮件，尤其是每天收到数百封电子邮件的忙碌人士。
五
把握时间段
根据我的经验，在周五，尤其是周五下午和晚上发送需要收件人回复的邮件并不是一个好主意。也许你只是想在周末之前完成你的待办事项清单，但收件人也想在周末好好休息一下。收件人很可能在周末不查看邮件。到下周一，你上周五发送的邮件已经被排到了“未读邮件”的最底下，不确定是否能及时找到。
因此，对于那些重要的邮件，最好安排在周一到周三早上发送，这样也方便收件人在周末之前查看和处理邮件。
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