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采购及付款内控制度
第一章 总则
第一条 为加强XX公司（以下简称“公司”）采购与付款业务内部控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的错误和舞弊，根据《企业内部控制基本规范》及其配套指引、深圳证券交易所《上市公司自律监管指引第1号——主板上市公司规范运作指引》等相关法律、法规、规章、规范性文件及公司相关规定，制定本制度。
第二条 本制度适用于公司及其控股子公司。控股子公司是指公司持有其50%以上股份的公司，或能够决定其半数以上董事会成员选举权的公司，或通过协议、其他安排能够对公司进行实际控制的公司。
第三条 本制度所称采购与付款业务，是指公司购进原材料、商品（含半成品和外购件）、服务、固定资产、无形资产等物资或服务并支付货款的行为，具体包括采购计划、需求建议、采购申请、询价、签订采购合同及发送订单、入库验收、对账结算及开具发票、登记应付账款、支付货款等一系列活动。
第四条 公司应当对以下重点方面或环节加强风险控制并采取相应的控制措施：
（一）权责配置、职责分工要明确，机构设置和人员配置要科学合理；
（2）采购申请依据应当充分、适当，采购内容和审批程序应当明确；
（三）采购、验收的管理流程和相关控制措施应明确，对供应商的选择、采购方式的确定、采购合同的签订、采购货物的验收等流程应有明确的规定；
（四）付款方式、程序、审批权限及与供应商的对账方法应明确。
第二章 职责划分和授权审批
第五条 公司应当建立采购与付款业务岗位责任制软件安装维护管理规定，明确相关部门、岗位的职责权限，确保采购与付款业务不相兼容的岗位相互分离、相互制约、相互监督。
公司采购与支付业务中不相容职务至少包括：
1. 采购申请及审批
（二）询价核价、确定供应商。
（3）采购合同的签订和审查。
（四）采购、验收及相关会计记录。货物的采购人不能同时负责货物的验收。货物的采购人、保管人和使用人不能同时负责会计记录。接受各种服务的部门或负责这些业务的人员应与记账人适当区分。
（五）付款的申请、批准和执行。审核付款的人员应与付款的人员分开。记录应付账款的人员不得同时负责付款。
第六条 公司应建立采购与付款业务的授权审批机制，按照规定的权限和程序办理采购与付款业务，严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务。
对具有集中采购协同效应的大宗原辅材料，应实行集中或相对集中采购，提高采购效率，降低采购成本和费用。
第七条 公司在采购与付款业务中应关注的控制与审批重点主要包括：
（一）建立严格的授权审批制度，明确授权审批方式、权限、程序、审批人员的职责和相关控制措施，规定经办人员的职责范围和工作要求。
（二）授权审批人应当按照采购与支付业务授权审批制度的规定，在授权范围内审批，不得超越授权范围审批。
（三）负责人应当在职责范围内、按照审批意见办理采购、支付业务。负责人有权拒绝办理审批人批准的超出审批范围的采购、支付业务，并及时向审批人的上级授权部门报告。
（四）采购、付款业务人员应根据具体情况定期轮换岗位，防范采购人员利用职权、工作便利收受商业贿赂、损害公司利益的风险。
第八条 公司应当按照计划、采购申请、审批、采购、验收、付款等规定的流程办理采购与付款业务，并在采购、付款各环节设立相关记录、填写相应凭证，建立完备的采购登记机制，加强采购申请单据、采购合同、验收合格证、入库凭证、采购发票、计量、交货单等单据和凭证的相互核对。
第三章 采购申请及审批控制
第九条 公司应当建立采购申请机制，根据采购货物或服务的类型确定相应的管理部门，赋予相应的采购权限，明确相关部门或人员的职责权限和相应的采购流程。
采购需求应符合公司生产经营计划，具有必要性和经济性。采购部门提出的采购需求应明确采购类别、质量等级、规格、数量、有关要求和标准、到货时间等。
第十条 公司应当根据销售计划、生产计划、存货补充计划、发货计划等制定采购计划，合理确定材料、在产品、产成品等存货的比例，对存货采购实施有效的管理。
企业应根据信息系统物料的库存状况，确定适宜的安全库存水平和最高、最低库存量，以及相应的经济采购批量。
第十一条 对于计划内的采购物资，有采购权限的部门应当严格按照计划进度办理采购手续；（更多内容请关注公众号CIA内审站）对于计划外或计划外的采购物资，有采购权限的部门应当审核需求部门提交的申请后再办理采购手续，并严格按照相关审批程序和权限办理。
第四章 采购与验收管理
第十二条 公司应当加强采购验收环节的管理，包括采购方式的确定、供应商的选择、验收程序及计量、质量检验方法等，确保采购过程的透明度。
第十三条 公司应当建立供应商评估制度，由采购部、采购申请部、生产部、财务部、仓储部等相关部门联合对供应商进行定期评估，至少每六个月一次，包括对采购商品的质量、价格、交货及时性、付款条件、供应商资质、经营状况等进行全面评估，并根据评估结果对供应商进行调整。
第十四条 公司应当根据货物或服务的性质和供货情况确定采购方式。
大宗物资、设备原则上向生产企业直接采购，有条件的可以采取招标方式；大宗货物或服务采购实行三家供应商比价、合同订货或订单采购；小额、零散货物或服务采购实行定点优先采购。
第十五条 公司应当建立采购价格形成机制，由企业管理部门和大宗商品或劳务采购部门组成，具备招标条件的，采购价格应当通过招标方式确定。
对不采用招标方式采购的其他货物或服务，应当根据市场情况设置最高采购价格限额，采购价格不得高于采购价格限额。最高采购价格限额应当根据市场情况的变化进行调整。
第十六条 公司应当充分了解和掌握供应商的信誉、供货能力等信息，并由采购、使用等部门共同参与质量、价格比较，按照规定的授权、批准程序确定供应商。
对于专业技术要求强的采购事项，相关技术部门也应参与质量比价，对于单价高、数量大的物资采购，公司应实行严格的质量比价采购制度。
第十七条 公司应当按照规定的验收程序和经批准的订单、合同等采购文件，由独立的验收部门或指定人员对采购的物资（服务）的品种、规格、数量、质量及其他有关内容进行检验。检验中发现的异常情况，负责验收的部门或人员应当立即向相关部门报告、处理；相关部门应当及时查找原因并处理。
第五章 付款管理
第十八条 公司应当按照《现金管理暂行规定》、《支付结算办法》及有关规定办理采购付款业务，并按照国家统一规定进行计报。财务部门在办理付款业务时，应当严格审查采购合同或订单约定的付款条件，以及发票、结算凭证、入库单、检验报告、计量报告、验收合格证等相关单据的真实性、完整性、合法性和合规性软件安装维护管理规定，对供应商的付款条件进行审核。
第十九条 公司应当加强对大额预付账户及存款的监控，并定期进行跟踪、核查；对预付账户及存款的期限、资金占用的合理性、无法收回的风险等进行全面评估；对存在问题的预付账户及存款应当及时采取措施，最大限度降低预付账户及存款的财务风险。
第二十条 公司应当加强退货管理，对退货的条件、程序、货物发运、退货款收取等作出明确规定，并及时收取退货款。
第二十一条 公司应当加强应付账款、应付票据的管理，指定专人按照约定的付款日期、贴现条件等负责管理应付款项。逾期的应付款项必须经相关授权人员批准后方可办理结算付款，逾期的应付票据应及时赎回。
第二十二条 公司应定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付款等情况。 第六章 监督检查
第二十三条 监事会、审计部门、纪检监察部门、财务部门是公司采购与付款业务的监督单位，负责定期或者不定期的监督检查。
第二十四条 监督检查的内容包括但不限于：
（一）采购业务相关岗位和人员的设置。
（二）实行采购业务授权审批制度。
（3）采购政策的执行情况，包括采购计划与合同、采购价格、供货渠道等。
（四）采购付款情况，包括付款结算情况，预付账款、保证金是否及时记录，应付账款、应付票据、预付账款等管理是否符合规定。
（五）采购退货管理。
（六）采购业务账实、帐目与凭证的一致性。
第二十五条 对审计部门在监督检查中发现的采购与付款内部控制薄弱环节，公司相关责任部门和人员应当及时采取措施予以纠正、改进。
第七章 附则
第二十六条 本制度未尽事宜，按照国家法律、行政法规、部门规章、规范性文件及公司章程的规定执行；本制度与国家将来颁布的法律、行政法规、部门规章、规范性文件以及经过法定程序修改的公司章程相冲突的，按照有关法律、行政法规、部门规章、规范性文件及公司章程的规定执行。
第二十七条 本制度自董事会批准之日起施行，修改时亦同。
第二十八条 本制度由公司XXX中心负责解释。
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