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在当今的信息时代，档案管理的重要性愈发显著。无论是企业的人力资源档案、财务档案，还是各类机构的历史文献档案，都需要高效且科学的管理方法。档案管理软件作为现代化管理的有力工具，在提升档案管理效率方面起着关键作用。
今日，将为大家介绍几款实用的档案管理软件，同时深入分享一些档案管理过程中的宝贵技巧和经验。这些技巧和经验经过实践检验，对于档案管理的新手以及有一定经验的专业人士而言，都具有重要的参考价值。让我们一同开启这场档案管理的探索之旅，为更好地管理和利用档案资源贡献力量。
全文满满干货，记得点赞收藏，以便后续慢慢阅览。
先为大家提供一份历经多方整理的 1000+HR 资料包，免费供大家自取：
01
档案管理软件篇
以下解读中所用到的档案管理系统——
简道云「员工管理系统」，已经做成了完整的模板，可直接参考使用：https://s.fanruan.com/hxpwz
在档案管理领域，有许多好用的档案管理软件可供选择。以下为大家介绍几款常见的档案管理软件，同时也提醒大家根据自身需求进行合理选择。需注意的是，不同的软件在功能、适用场景等方面存在差异。另外，各企业在选择档案管理软件时，应充分考虑自身的业务特点、档案管理需求以及预算等因素。
这些软件通常具备档案的分类存储、检索查询、权限管理等基本功能，能够有效提高档案管理的效率和准确性。同时，一些软件还提供了数字化档案管理的解决方案，方便企业实现档案的信息化管理。
然而，每个企业对于档案管理软件的需求不尽相同。有的企业可能更注重软件的安全性和稳定性，有的企业则更看重软件的易用性和扩展性。因此，在选择档案管理软件时，企业应进行充分的调研和评估，甚至可以先试用一些软件，以确定最适合自己的档案管理解决方案。
先来看看整体的效果——
员工档案画廊：
员工档案表：
从这个画廊点进去，可以看到每一位员工的详细档案信息，值得注意的是这个表单能够讲员工的所有信息记录在一个页面里，而且会自动归类。
右侧的数据日志会自动记录每一次的改动，能很好帮助人事去溯源原始数据。
员工状态变更：
右上角还设置关联了一个转正流程，比如待转正员工如果符合转正条件，可直接发起转正流程，会自动流转给对应的负责人进行考核，考核通过后该员工的状态就会自动变更为正式员工，无需一次一次的去人工修改员工信息和状态。
智能助手自动同步：
除了人事异动记录和员工材料汇总的数据通过查询直接关联而来，其他员工档案的初始信息均通过智能助手同步而来。
当入职审批完成以后，将自动在员工档案表新增一条员工档案数据，所以这些都是自动化的，不需要人事再去一条条手动录入。
可视化看板：
最后可以直接把所有重要信息做成一个可视化看板，实时展现员工情况，无需一个一个点进去，会更方便。
这只是档案管理部分，人事管理的全部入转调离流程都可以做，大家可以参考下面这个业务逻辑图：
02
档案管理技巧篇
以下解读中所用到的档案管理系统——
简道云「员工管理系统」，已经做成了完整的模板，可直接参考使用：https://s.fanruan.com/hxpwz
任何一类档案或者文件的高效管理都必须建立一个完善的文件录入、流转、留存的流程：
1.档案录入
新员工入职后，往往需要收集员工的附件资料，如，身份证复印件、学历证书、学位证书、免冠证件照等。
员工提交附件资料后，HR收到待办消息进行资料审批：
2. 档案存储
很多企业的员工档案储存不在一个地方或系统内，比如员工基本信息在档案系统里，员工绩效和考勤在行政系统里，员工的入转调离动态信息又在人事系统里。
这些系统之间各自为政，完全不互通，每次都得手动导出来再人工对齐数据，说句实话这样的系统没啥用。
所以一定要将员工入转调离周期的所有数据做在一个系统或者文件里，这样才能节省时间并提高工作效率。
3. 档案数据安全
人力资源部负责处理现任和前任员工的机密信息，良好的档案管理可以保证这些数据的安全。
做完员工档案后，需要设置好权限分配，谁能看，能看哪些信息这些都得区分，最好时可以记录发生的每次访问、更改或删除。
03
改善档案管理的 5 个技巧
1.使用数字化的档案管理解决方案
见上文。
2.建立清晰的文件组织结构
可以使用这些元素作为命名约定的一部分：
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创建日期：2024 年，2024 年 12 月，第3季度
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客户名称：ABC
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员工姓名：张三李四王麻子
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文档类型：营销电子邮件、产品发布计划
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版本号：V2，第3版
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序列号（如果是一系列文件）：02、03、04
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地理范围：北京、上海、广州
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内容类型：发票、案例研究、合同
不要忘记重命名现有文档以符合已建立的命名约定，并在新系统中组织它们。
3.实施访问控制和权限
4.定期进行审核和质量检查
5.培训员工了解文件管理最佳实践
