大众认为，人们会利用 AI 节省的时间去丰富个人生活、开展创新或者提高工作效率。但实际情况并非如此，很多人并未充分利用节省出的时间。对于公司而言，若能帮助员工意识到并重新分配这些时间，就能够确保由 AI 驱动的效率提升，还能在工作场所及其他方面带来有意义的改变。
AI正在对我们的工作方式进行改变。2023 年麻省理工学院开展的一项研究表明，GPT 和 Copilot 这类工具能够帮助人们撰写各种内容，比如电子邮件、博客文章以及内部分析计划等，并且撰写速度比过去快 40%。这些新技术在各类技术性工作方面的改变极为深刻。麻省理工学院斯隆管理学院的一项研究表明，生成式 AI 编码工具能够缩短编程时间；微软研究院的一项研究表明，生成式 AI 编码工具能够缩短编程时间；GitHub 的一项研究表明，生成式 AI 编码工具能够缩短编程时间，且都可将编程时间缩短 56%。
员工该怎样利用这些意外获得的时间呢？自 2022 年 11 月 OpenAI 推出 GPT 之后，专家们一直在对这个问题进行争论。比如，波士顿咨询（BCG）察觉到，很多人会利用额外时间去解决问题、与他人进行互动或者学习新的知识。诺贝尔经济学奖得主克里斯托弗·皮萨里季斯持有不同观点。他觉得我们应当借助这些新的自由时间来提升幸福感，甚至可以将每周工作时间改为四天。
大众一般认为，人们会借助 AI 节省出的时间来丰富个人生活、进行创新，或是提升工作效率。不过，在 2024 年初，瑞士洛桑大学针对全球 302 名 AI 用户以及 57 名管理者开展了两项调查，这两项调查对上述观点提出了疑问。调查询问了这些问题：你是否利用生成式 AI 节省了时间？你是否觉得自己有更多时间去做其他事情了？你会把节省下来的时间重新分配到个人事务方面吗？你会把节省下来的时间重新分配到工作相关任务方面吗？你浪费这些“新时间”的频率是怎样的呢？
研究人员发现，生成式 AI 每周能为管理者节省约 2 小时 46 分钟。82%的人表示这项技术有助于自己更快完成工作，然而其中很多人并未充分利用节省出的时间：38%的人承认浪费了超过一半的时间。同样，在利用 AI 节省时间的用户群体里，84%的人承认至少浪费了四分之一的时间。当被问到怎样能有效利用额外时间时，有 40%的管理者说自己只是做了比以往更多的相同工作。几乎没有管理者会借助这些时间去和他人联系，去享受家庭生活，去学习新技能，或者去调节身心状态。
洛桑大学市场营销系副教授伊莎贝尔・恩格勒是该研究的第一作者，她说道：想要重新分配节省的时间，人们就得留意自己节省时间的时间点。她认为只有清楚知晓自己节省了多少时间，才能够决定如何从这些节省的时间中获益。她还指出：很不幸的是，很多人无法即刻察觉到自己节省了时间这一情况。”研究中就有37%的管理者对此表示赞同。
恩格勒建议管理者采取以下四个步骤，目的是最大程度地利用这些“新时间”。
要有策略。要专注于收集信息，去了解从那些预计能带来最显著收益的任务中节省了多少时间。然而，不要一开始就对一个庞大的群体进行统计，而是先从小规模的试点开始。
恩格勒说，如果目标只是大概估算 AI 节省的时间，那么在试点阶段不需要让太多人参与。但是，如果想要监测节省下来的时间对团队或者整个组织的影响，就需要更大的样本量。
让员工去记录时间。当确定了要追踪的内容以及成员之后，就让被选定的员工把每天节省的时间记录下来。可以通过以下几种方式来做到：员工能够回顾日常活动，对 AI 为他们节省的时间进行估算，接着进行自我汇报，例如写在日记中；或者只是简单地记下不用生成式 AI 完成一项任务所花费的时间，以及使用 AI 完成同样任务所花费的时间。
Harvest 等生产力追踪软件以及 ActivTrak 等生产力追踪软件能够让管理者去观察各项任务所花费的时间，同时也能够记录这些时间。与员工的自我汇报相比，这些软件所提供的数据会更加精确和客观。不管采用的是哪种方法，任何形式的时间记录都应该能够让你更加清楚地了解节省出了多少时间。
制定重新分配时间的规划。当清楚团队使用生成式 AI 能节省的时间量后，需制定一个有价值的利用计划，像把时间投入到增进员工福祉的活动中，投入到提高生产力的活动中，以及投入到个人成长的活动中。询问员工过去会怎样利用这些时间，以及在哪些方面投入更多时间对他们更有益。但要记住，作为管理者，你有责任去设定方向。你可以敦促员工进行充电和放松，也可以鼓励他们去迎接新的挑战。
恩格勒称，员工利用这些额外时间的方式取决于管理者的引导。员工能够计划用这些时间伸懒腰、喝杯咖啡、与同事交流，亦或是投入到一个战略项目中。不管做什么，都需提前有目的地分配这些时间。倘若没有指导以及预先规划好的活动，节省下来的时间很容易就会白白流失。
管理者应持续关注，观察下属利用这些时间的方式，并且推广有效的利用方式。
生成式 AI 工具能够提升生产力，并且可以协助员工改善工作与生活的平衡。然而，所有时间的重新分配都需要一种经过深思熟虑、具有明确意图且持续的方法。恩格勒指出，通过帮助员工意识到并对这些时间进行重新分配，公司就能够确保由 AI 驱动的效率提升，同时在工作场所及其他方面带来有意义的改变。
关于本研究“你会如何利用生成式AI工具节省的时间？许多人会把时间浪费掉，其中也包括管理者。这是伊莎贝尔·恩格勒等在 2024 年的工作论文中提到的观点，即“（What Do You Do with the Time Saved by Generative AI Tools? Many Waste It, Managers Included）”。
本文源自微信公众号，其作者为 HBR - China，翻译工作由 DeepL 和 Kimi 完成，编辑是孙燕，36 氪获得授权后对本文进行了发布。
