金衢数字档案管理软件
金衢数字档案管理软件
实现文件全生命周期管理
上海金衢信息科技有限公司
前言
信息资源现已成为人类社会经济活动的战略资源。 信息技术的发展和广泛应用，将档案数字化建设提上日程。 2021年，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《国家档案馆“十四五”发展规划》，对“十四五”时期企业档案工作进行了全面规划和部署。 “十四五”时期。 档案数字化建设已成为各单位档案工作发展的重要方向和目标。
现状及问题
数字时代，人们日益呼唤档案资源共享，但传统的档案管理模式已经难以适应数字化的发展需求。 提升数字档案管理水平档案软件，实现新时代档案工作高质量发展，亟待解决以下问题：
01
实物档案数量较多，档案类别模糊。
02
实体档案查找不方便、借阅期限长、跨部门使用困难
03
项目周期长、变更频繁、项目文件容易丢失。
04
缺乏统一的归档标准增加了文件利用和管理的难度。
05
缺乏加密、备份等控制机制，难以保证归档数据的安全
金衢数字档案管理软件
金衢数字档案管理软件是严格遵守档案管理等方面法律法规的勘察设计企业专业管理系统。 该软件系统主要用于各类、载体的档案资料的收集、整理、存储、检索、移交、保管、保护、利用、识别、统计等全过程管理。 可以大大提高档案管理的效率和质量。 挖掘企业隐性知识是勘察设计企业实现知识管理的重要途径。
指南
《电子档案管理系统通用功能要求》（GB/T 39784-2021）
《电子文件归档及电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）
《电子文档管理系统通用功能要求》（GB/T 29194-2012）
《电子档案管理基本术语》（DA/T 58-2014）
《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）
《档案编号编制规则》（DA/T 13-1994）
《档案描述规则》（DA/T 18-1999）
《数字档案馆建设指南》（国家档案局2010年）
产品亮点
01
档案采集标准化：兼顾自动归档、手动归档、移动采集等多种模式，支持标准数据接口、图像识别、批量导入等多种采集方式。
02
档案管理规范化：严格遵循国家档案标准和行业标准、档案工作规章制度以及传统档案管理模式。
03
智能档案管理：自动挂接条码识别； 利用RFID视频技术进行智能识别和智能报警。
04
高效的检索利用：搜索引擎技术大大提高了条目和原文的检索速度。
05
文件应用自动化：根据文件预设规则自动编目、自动索引。
06
一体化文件安全：证据保存技术有效保证原始文件的有效性，权限控制应用级访问安全，自动容灾保证数据级安全。
部分功能介绍
档案收藏
档案文件的收集至关重要。 如果收集的数据不准确档案软件，就会导致归档无效。 因此，准确的档案数据采集是建立数字档案馆的基石。 文件采集可以接收各种电子元件和元数据，并可以批量导入和导出数据，确保数字文件的完整性。
自动采集
手动采集
文件管理
档案整理过程中可以对档案中收集的数据进行手动调整、补充、修改、删除等操作，将档案整理并存入数据库。 支持输入分散的文件信息，然后使用【分组文件】或【分组框】操作将分散的文件放入文件或文件框中，对杂乱的信息进行排序。 支持自动编目、自动封面和批量导出，大大提高工作效率。
文件组织
自动编目
图像检索
系统具有非常强大的搜索功能，支持但不限于按文件分类、文件类型、搜索目标、搜索期限、归档状态、文件关键字进行过滤（关键字搜索内容包括但不限于文件号、标题、主题词、检索号等）、时间、归档部门、检查部门、归档部门等检索档案信息的条件。 同时搜索目标检索和文件类型检索支持多选组合检索，最大程度地实现高度定制化和检索的准确性。
档案搜索
文件利用
支持多种借阅方式，掌控借阅申请、审批、提醒、授权全流程。 系统提供了树形结构来展示存储目录和内容。 存储的文件以缩略图的形式预览。 下载文件需要权限，记录每次下载的下载者、下载时间等日志信息。
借阅提醒
文件统计
支持按照设定的档案、人员、利用规则进行统计、结果显示和打印，并以电子档案的形式输出统计数据，支持定制报表功能。
按文件统计
结论
勘察设计单位档案管理工作是勘察设计单位的重要组成部分。 数字档案的建设不仅有利于提高设计企业档案工作的效率和现代化水平，而且有利于保证数字档案的永久存储和安全保管。 也有利于从档案管理逐步向知识管理转变，最终建立设计院。 电子档案中心和知识中心。
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