学校档案管理非常重要！ 这已成为学校日常经营管理中的共识。 档案管理如何适应当前学校规模扩大的趋势？ 学校如何更好地满足教师、学生和社会对档案利用的巨大需求？ 如何保证文件能够方便高效的使用，同时又保证文件安全？
档案信息化之路存在诸多问题。 如何解决这些问题呢？ 或许东北电力大学与汇博通联合实施的学校档案管理软件的实施实践可以给大家一些参考。
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客户简介
东北电力大学是吉林省重点大学，是中国共产党创办的第一所电力工程学校。 东北电力大学始建于1949年，2012年入选国家“中西部高校基础能力建设工程”重点建设大学。
学校设有14个学院，50个本科专业，涵盖工、理、管、文、法、经、教育、艺术8个学科门类。 学校为博士学位授予单位，目前拥有电气工程、动力工程和工程热点。 拥有物理学、控制科学与工程3个一级学科博士学位授权点，能源与动力专业博士学位授权类别，2个博士后流动站。
具有硕士学位免试推荐权。 现有15个硕士学位授权一级学科，涵盖62个硕士学位授权二级学科，拥有10个硕士学位授权类别。 拥有吉林省特色高水平学科9个，其中一流学科1个。 4、优势特色学科4个档案软件档案软件，新兴交叉学科1个。 学校现有全日制在校生近23000人。
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客户痛点
1）学校档案资源分散，难以协调控制
东北电力大学设有多个学院和专业。 在日常教学运营管理中，各个细小、细分的组织架构和人员，随时随地都会产生大量的知识资源。
这些知识分布并存储在各个组织人员的计算机上，需要统一管理。
2）知识协作效率有待进一步加强
学校的部分档案资源收集完毕后，存放在档案室、上架。 没有得到充分利用，使档案真正能够服务于学校的发展，为广大教职员工提供服务，成为个人和组织的价值放大器。
3）知识资产难以积累和整合
学校属于知识属性较强的领域，知识资源是学校的宝贵财富。
在教育教学过程中，知识资源以显性课件的形式和交流等其他隐性的形式出现。 这两种知识资源都应该沉淀和整合。
4）权责不明确，部分档案管理边界不明确。
有些档案既属于教学档案又属于人事档案，如奖惩材料、录取登记卡等，造成多重管理、相互依存的现象，无法保证档案内容及相关材料准确提交。
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汇博通学校档案管理软件：协调多边应用
1）多人共同管理档案，协调多方申请
针对学校档案资源分散、难以协调控制的问题，汇博通提供多人共同管理档案的功能。
学校管理人员、教职工等可以登录统一门户平台，集中处理课件/教案管理、党团活动管理、日常工作管理等事项。
2）高效的文件检索和流程审批
针对协作效率痛点，汇博通内置了自主研发的高效搜索引擎。 系统用户通过输入关键字即可实现秒级文件检索。
检索到的文件可以根据权限进行查看。 如果超出权限范围，可以直接通过系统进程进行文件访问等申请。
3）显性知识和隐性知识的全局管理和控制
针对知识资源积累和整合的需求，汇博通为东北电力大学提供了显性知识和隐性知识相结合的管理系统。
教师不仅可以通过教案、课件、综合档案等显性知识库获取所需信息，还可以通过在线交流、帮助台、论坛中心等社交模块促进隐性知识的积累。
4）多维度权限体系，文件更安全
针对权责不清的痛点，汇博通为东北电力大学提供了细粒度的权限匹配体系。
学校可以根据教职员工的职能和工作需要，设置多维度的权限。 例如，可以为学校领导建立覆盖所有功能模块、所有部门的全局管理体系。
学校档案管理对于了解学校整体情况、分析教育教学质量、开展教学科研等方面发挥着十分重要的作用。 这是一项非常基础的工作。
东北电力大学使用博通学校档案管理软件，保证了档案工作的顺利开展，对于教育教学的发展具有深远的意义。
