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利用飞书软件助力论文投稿管理

作者：本站编辑      2023-11-23 22:25:06     28
论文发表是研究者学术成就的重要标志。然而，在传统的投稿过程中，研究者通过电子邮箱或期刊官网投稿后，常常面临无法及时跟进进度、遗忘投稿去向等问题，甚至有时还可能导致一稿多投的尴尬局面。为了解决这些问题，提升投稿效率，并确保投稿过程的透明度和规范性，我选择了利用飞书软件来建立论文投稿管理台账。通过飞书软件的帮助，我能够轻松跟踪稿件进度，避免一稿多投的风险，从而更加高效地管理我的学术成果。
我利用飞书云文档构建了多维表格，以实现对论文和课题的全面台账管理。
针对论文，我设立了几个大类，包括“投稿中”、“撰写中”、“待见刊”、“暂停”和“已出刊”，以便更好地跟踪论文的不同阶段。
在这些大类下，我设置了横向字段来进一步完善论文的信息。这些字段包括：
“研究方向”，用于记录论文所属的研究领域；
“优先级”，用以评估论文的重要性和紧急程度；
“投稿刊物”，记录论文投稿的目标期刊；
“投稿时间”，标明论文的实际投稿日期；
“提醒人员”，用于指定负责跟进论文进度的人员；
“基金项目”，则用于标明论文所关联的基金项目。
如图1所示，通过这样的台账管理方式，我能够更加清晰、全面地掌握每一篇论文的状态和进展，从而更好地推动研究工作的进行。同时，这也为团队之间的协作提供了更明确的信息共享平台，使得我们能够更加高效地进行学术交流和合作。

图1 论文台账

在项目台账中，我构建了多个大类，包括“投标中”、“待投标”、“撰写中”、“待结题”和“已结题”，以便全方位管理项目的各个阶段。
为了更细致地描述每个项目的属性和进度，我设置了多个横向字段：
“项目等级”，该字段清晰地标注了项目的级别，如校级、省级或国家级，以便迅速了解项目的重要性和影响力；
“优先级”，这一字段帮助我们根据项目的紧迫性和重要性进行排序和调度；
“状态”字段直观地展示了项目的当前状态，可以对项目进展一目了然；
“任务提醒人”字段确保了每个项目任务都有明确的责任人，以推动项目顺利进行；
“任务截止日期”字段则明确每个任务的完成时限，有助于合理安排工作时间和资源；
“计划天数”字段记录项目预计需要的天数，为项目管理和时间规划提供了重要参考；
通过这些精心设计的台账和字段，我能够实现对项目全周期的高效管理（如图2所示），确保每个项目都能得到及时推进和精确把控。这为团队协作提供了有力支持，也提升了我们整体的项目执行能力和成果质量。

图2 项目台账

最近，我成为了飞书的重度用户。事实上，一年前就有朋友向我推荐过飞书，但当时我只是下载了它，并没有真正开始使用。然而，为了提高博士期间的科研效率，我开始深入学习飞书的All-In-One解决方案。我希望能通过这种方式，最优化我的科研工作流程，为我在博士期间的研究提供更多的便利。
最后，为了表示对飞书的感谢，让ChatGPT量身定制了一幅画（比较眼熟）。

图3 图片创作中

图4 ChatGPT眼中的“飞书”

这幅插画展现了飞书软件的核心功能和现代办公环境。图中的人物正在高效协作，通过飞书软件进行团队沟通、文件共享、日程管理和视频会议。整个画面结合了技术和团队合作，体现了生产力和创新。

图片4创作：ChatGPT

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