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简介：本文主要讨论通过需求变更管理来最小化软件变更负面影响的方法。 本文参考国内外需求变更管理方法，结合本人的工作经验，对需求变更管理方法进行简单探讨。 分析需求变更的原因以及需求变更的影响，推导需求变更的管理方法，强调需求变更管理过程中的可追溯性，通过工作实例证明方法的有效性，并运用该方法指导实际工作的出现需求管理问题，使需求变更管理有章可循，达到加强需求变更管理、提高项目管理水平的最终目的。
2018年，国家卫生健康委制定印发了“十三五”国家卫生信息化发展规划和保障规划软件变更管理的流程，以夯实基础、深化应用、创新发展为主线。 分析医院信息化建设现状，对未来5至10年全国医院信息化应用的开发建设提出要求。 从国内信息系统的发展历史来看，医院信息系统的建设是一个持续的过程。 为了适应不断变化的临床需求，信息系统需要不断改进。 软件的上线并不是工作的结束，而是应用的起点。 以包头市中心医院为例，医院信息系统自2003年以来经历了多次版本升级和改造，目前仍在不断完善过程中。 因此，如何优化现有系统功能，构建良好的持续改进模式是当前医院信息化发展面临的主要问题。 医院信息部门分析信息系统发展过程中存在的问题，优化系统功能，在持续改进中发挥关键作用，积极推动信息系统在医院业务中的应用软件变更管理的流程，促进医院业务与信息系统的有机融合，使信息系统合理化、人性化、智能化，方便医护人员工作，辅助临床决策。
变化的主要来源
外部环境变化引起的管理思路变化； 因组织架构、人员调动等原因造成的变动； 政策变化引起的变化。
内部使用信息部门维护人员在软件运维过程中获取的需求点； 临床用户通过电话或微信群反馈的方式提供反馈； 通过定期信息联席会议收集需求； 信息部项目负责人定期对系统进行全面评审数据分析，根据数据分析结果发现系统问题。
更换管理层
信息部门人员在软件运维过程中经常会遇到各种变更需求。 想要做好变革管理，首先要规范变革管理，主要应包括以下几个步骤。
确定项目负责人。 每个项目应指定专人作为项目负责人，对项目实施进行全过程监督和配合，包括前期调研、需求梳理、项目实施、沟通协调、变更管理、按照规定格式保存记录等。
识别变更并分析变更的合理性。 项目负责人收到需求变更申请后，需要通过经验和沟通审核需求的合理性并分析需求类型：系统中已有的功能无法使用； 问题需要通过变更管理流程来解决； 需要通过软件变更来实现。
了解需求后，尽量在不改变系统的情况下实现，避免新功能上线带来其他问题。 在这个环节中，项目负责人扮演着非常重要的角色：一方面要了解业务部门的需求本质，另一方面要了解软件的技术实现方法。
书面申请 所有变更申请均应由需求部门发起。 批准后，需求将被详细记录[[]]。 大多数变革是由部门或个人发起的。 项目负责人可以通过研究了解其他部门是否有类似的需求。 一方面，可以使变更更加全面、彻底，减少频繁变更对临床工作的影响。 另一方面，也能够对临床工作产生积极的影响。 相互冲突的要求充当拦截器。
变更分类：对用户提出的需求需要进行分级管理，以更好地控制和管理需求变更。
第一级需求：关键需求。 如果不能满足，医院业务就无法正常进行。 这一水平的需求必须得到满足，并且通常具有时间敏感性。
次要需求：次关键需求，不影响工作进度，但如果得不到满足，新政策就无法实施。 一般新功能都属于这个级别。
第三级要求：重要要求，如果不满足，将降低信息系统的价值。 为了体现信息部门的工作价值，通用性、重大性、有价值的新模块的开发都属于这一层次。
上述三个级别根据紧急性和重要性划分优先级。
第四级要求：改进要求。 不满足这样的要求不会影响现有功能的使用，但如果实现的话，用户体验将会得到改善。 一般是接口和使用方面的要求。
5 级要求：可选要求
对于四级要求，如果时间和资源条件允许，是可以实现的。 对于第五级需求，可以先列在“需要解决的需求”中。
变更追踪和变更分级完成后，对得出的结论进行综合分析，例如：开发每个功能需要花费多少时间，每个时间节点应该解决什么需求。 有一些需求无法确定是否能够实现，暂时列为“待解决的需求”。 对于需要多个系统共同解决的问题，需要详细记录沟通过程。 一般来说，医院没有项目管理的追溯系统。 可以使用EXCEL来记录和监控变更的实施情况以及问题的处理和分析过程，不仅可以有效管理，还可以防止与诊所发生纠纷。 为了实现可追溯性，项目变更记录需要非常详细。 应记录变更原因、变更时间、变更前后内容、项目负责人、变更是否完成等，达到每一项都能够追溯的效果要求改变并让工作变得更轻松。 更可控。 但也需要注意的是，记录的详细程度需要根据工作情况灵活掌握。 粒度越细越好。 过于繁琐的记录会导致难以标准化而失去统计价值，消耗巨大的时间成本，工作也难以维护和交接。
通过不断的需求收集，可以生成需求管理表，如表1所示。
表 1 需求管理样本表
变更过程管理需求文件提交后，项目负责人需要与技术人员沟通功能实现的技术难度和时间点。 对于能够快速完成的需求和非紧急的需求，应按照正常流程登记“完成时间”。 对于紧急、复杂的需求，需要先推出替代功能或加急处理，并特别注意了解厂商提供的时间节点之前的完成进度。 若不能按进度完成，根据情况调整时间或与部门沟通，沟通后登记确认结果，待功能满足需求后，与部门确认。 如果涉及部门较多，需要统一确认。
实施需求变更管理时，需要注意以下几点： 注重沟通技巧，不仅要了解临床实际需求，还要评估技术方案的合理性。 要求变更须经相关领导批准，批准文件须归档管理。 需求变更后，受影响的软件必须进行相应更改，以保持与更新需求的一致性。
文章来源：《中国数字医学》杂志2018年第11期，作者及单位：曹美玲、赵玉红、陈军，内蒙古科技大学信息与工程学院、北京大学包头市中心医院医疗信息技术有限公司
