确定软件购买的total cost of ownership/总体拥有成本（TCO）是一个复杂的过程，充满了必须考虑的后续和隐藏因素。以下是如何实现更准确的TCO估算。
当组织购买一款鲜亮的新软件时，注意力通常集中在其好处上：简化业务流程、提高生产力、自动化、更好的安全性、更快上市时间和数字化转型。成本/收益等式的另一方面——组织消耗的成本，而不仅仅是标价——在获得软件购买的批准时可能不那么吸引人，但它在确定任何企业软件投资的预期回报方面同样重要。毕竟，如果您不能准确地预测或计算软件实施在产品的整个生命周期中的总成本，那么您就没有基础来做出合理的IT决策，无论是采购还是其他方面。总体拥有成本（TCO）是对组织购买、配置、安装、使用、监控、维护、优化和报废产品或服务的总体预期支出的估计。全面的TCO（总体拥有成本，是一项帮助组织来考核、管理和削减在一定时间范围内组织获得某项资产的相关联的所有成本的技术。这些资产可能是： 厂房建筑、交通工具、或软件系统。TCO可以被描述为资产购进成本及在其整个生命服务周期中发生的成本之和。TCO决不等同于资产的购买产品，它还要包括资产购进后运营和维护的费用。）分析可能是复杂和耗时的。但如果你是一名需要向首席信息官申请重大软件支出的部门经理，如果你的预算有限，试图在竞争项目之间做出选择，或者你的首席信息官试图向首席执行官或董事会推动软件驱动的战略计划，那么必须进行强有力的TCO分析。除了简单地对一段时间内的成本进行准确和可预测的分析外，深入研究TCO还可以带来其他好处。它可以帮助揭示隐藏的成本，这些成本可能会在未来反噬你。例如，如果您计划运行应用程序五年以上，但您计划运行它的服务器即将报废，需要在二到三年内替换，那么您需要考虑到这一点。TCO审查还可以帮助确保软件实施按预期执行，并提供您想要的便利。TCO分析还会迫使您考虑诸如数据迁移、员工培训和流程重组等问题。好消息是，这里有一些指南和模板可以帮助你开始。例如，Apptio（是一家总部位于美国华盛顿州贝尔维尤的软件公司，成立于2007年。该公司的主要业务是提供云计算和IT财务管理软件，帮助企业管理其IT资产和成本。目前，Apptio已经成为全球领先的IT财务管理软件提供商之一，其客户包括了全球500强企业和政府机构。23年6月27日，IBM宣布将以46亿美元收购。）提供了一个应用程序TCO备忘单等。但是，确定TCO并没有千篇一律的方法，因为这在很大程度上取决于您独特的环境。与尽可能多的人接触，试图预测这个新软件将如何影响组织的各个部分，这永远是一个好主意。任何TCO计算都将有三个主要方面：初始成本和安装；持续的操作和维护；以及在软件使用寿命结束后使其退役。以下是这些类别中应该包含的一些关键因素。协商软件许可条款本身就是一项技能，可能需要来自公司的法律团队或首席财务官的帮助。大多数软件供应商会愿意提供低于标价的折扣，因为他们可以通过长期服务和支持合同赚钱，这些盈利最高可达初始购买价格的20%。对于组织来说，重要的是要从多个供应商那里寻求RFPs（Request for Proposal，需求方案说明书，也叫提案企划书/意见请求书/建议书邀请函。由那些需要某种商品或服务的公司提出并分发给那些预期中可能的供应商。供应商随即提供针对该需求方案标准说明的提案。撰写需求方案说明书要求那些需要某种商品或者服务的公司确定他们在商业上和技术上的需求，同时要求供应商在文件中阐明他们能在多大程度上满足这些需求。信息系统业界经常为口头的约定和暧昧的订货而产生的开发现场的混乱和纠纷，以及交期的延迟和系统障碍等伤脑筋。可以通过RFP预先明确筹措条件和契约内容来防止这种混乱。简写为RFP，通常也被称为“需求建议书”或“招标书”。）并在谈判许可条款、服务和支持级别以及融资选项时采取强硬态度。大多数软件供应商正在从传统的一次性永久许可过渡到基于订阅的模式，这意味着成本将是经常性的，可能每年都会发生。在执行TCO分析时，重要的是要尝试准确估计您现在需要多少许可证，以及未来可能需要多少。如果这个数字预计会显著增加，那么您的成本将逐年上升。而且可能存在辅助成本，例如需要额外的服务器硬件或数据存储容量。至于安装成本，鉴于部署新的软件平台从来都不是即插即用，它们可以涵盖所有领域。以下是您的分析中需要包含的一些成本开支项目：l硬件：我是否需要购买新硬件，还是有能力在现有服务器和存储上运行软件？如果我有一个混合模式，包括本地服务器、主机代管设施和基于云的基础设施即服务，每种选择的成本是多少？l能源：如果我需要新的硬件，在电力、冷却等方面的额外能源成本是多少？l测试：在我部署硬件之前，质量保证和测试的成本是多少？应用程序并不是孤立存在的，那么确保该解决方案能够与软件堆栈的其他部分集成的要求是什么呢？l配置和切换：设置软件以在我的环境中平稳运行需要多少配置，从旧系统到新系统的切换是否会导致停机？l安全性：确保安全团队处于循环中，并且有足够的时间审查新软件是否存在潜在的安全漏洞。此外，在访问控制、身份验证和零信任等领域，将新软件纳入组织的安全基础设施相关的成本是多少。l培训：需要什么样的培训才能让最终用户跟上新软件的进度？l网络：这个新软件是否需要额外的带宽或新的数据流路径？l重新设计：需要进行何种类型的流程重新设计，以确保工作流程得到优化，从而从新软件中获得最大效益。l数据迁移：如果您要用更现代的版本替换遗留产品，那么计算数据迁移的成本非常重要。如果您要用平台或套件替换多点产品，数据迁移过程将变得更加复杂和昂贵。l备份：应用程序数据不仅仅存在于一个地方。组织出于备份和灾难恢复的原因保留了应用程序数据的多个副本，因此公司需要增加更换备份的成本。三、监控、维护和优化成本因素
一旦应用程序启动并运行，TCO分析中就需要包括额外的成本：
l定制：每个组织都有自己独特的工作流程和软件依赖性，因此可能需要对应用程序进行调整，以消除生产力道路上的任何潜在障碍。l集成：无论在安装之前进行了多少测试，集成问题总是会突然出现，需要及时纠正。l补丁/升级：没有人喜欢持续不断的补丁和软件更新，但IT需要投入资源确保应用程序能及时打补丁并运行最新版本。l应用程序性能管理：虽然服务和支持合同将在软件出现错误或崩溃时为供应商提供帮助，但通常由IT人员来监控应用程序性能。l持续培训：培训是一个永无止境的过程，特别是随着员工来来去去，而且供应商会随着时间的推移而增加新的功能和特性。l许可证监控：没有什么比进行审计并发现您正在为未被使用的许可证付费更糟糕的了。进行定期审核可以识别属于不再为该公司服务的许可证，或者识别您高估了特定团队或业务单位的许可证要求的实例。在这些情况下，可以降低许可证成本，或者将许可证转移给可以从这些工具中获益的最终用户。很明显，硬件一旦达到寿命，就需要妥善处理。对于软件，也有成本，主要与数据导出有关。首先，数据需要从旧软件迁移到新软件，考虑到单个业务流程可能需要的所有依赖关系和数据库调用，这可能很复杂。然后是备份和灾难恢复。新软件可能要求以不同的方式格式化数据。而且，出于管理法规或法规遵从性的原因，您可能仍然需要保留旧系统中某些数据存储的存档副本。TCO计算中的另一个问题是估计您计划使用该软件的时间。如果不必要的话，是一个不改变技术堆栈的组织吗？因此，只要软件还在工作，它就可能运行软件？在这种情况下，进行五年TCO分析和十年TCO分析可能是有意义的。另一方面，如果你的公司有一个积极的可持续发展战略，要求在三年内消除所有的数据中心，并将尽可能多的应用程序转移到SaaS的替代方案上，该怎么办。您现在可能需要这个软件，因为它满足了关键的业务需求。但您知道它的使用寿命会更短，您的TCO计算需要反映这一点。请记住，确定TCO只是成本/收益等式的一部分。执行ROI（投资回报率，是指通过投资而应返回的价值，即企业从一项投资活动中得到的经济回报。它涵盖了企业的获利目标。利润和投入经营所必备的财产相关，因为管理人员必须通过投资和现有财产获得利润。）分析的管理层需要平衡成本预期和预期收益。新软件应该支持高价值的项目，并与公司的战略目标相一致。当然，新软件的预期收益和预期TCO都是可能发生变化的估计值。但是，进行详细的TCO分析提供了一个坚实的框架。这当然比盲目推进，然后遭受意外成本要好。
